Los sistemas también se vencen

Trabajo con un dueño que hace más de tres años armó bien su operación. Encontró a la persona correcta para llevarla, definió roles, estableció acuerdos, puso a andar la máquina. Funcionó, durante un buen tiempo, funcionó bien.

Hoy algo no está jalando.

No porque el sistema esté roto, no porque la persona sea mala, sino porque nadie revisó si lo que se armó en aquel momento seguía siendo lo correcto para este momento. Y hoy resulta que no.

Hay una trampa en la que caemos los dueños cuando logramos automatizar algo.

Creemos que automatizar significa soltar para siempre, que si los procesos están bien diseñados, si la gente está bien colocada, si los acuerdos están bien hechos ya no hay que regresar, que el sistema se sostiene solo indefinidamente.

No funciona así.

Un sistema bien diseñado te libera de la operación diaria, no te libera de la revisión periódica, son cosas distintas y confundirlas cuesta caro.

Estoy leyendo a Echeverría y hay algo que no puedo sacarme de la cabeza.

Dice que el lenguaje no describe la realidad, la construye. Y que los seres humanos no son de una forma fija e inmutable, nos vamos creando en el lenguaje y a través de él. Lo que somos hoy no es lo que seremos en tres años, lo que acordamos hoy no es necesariamente lo que va a seguir teniendo sentido en tres años.

Eso incluye los acuerdos de negocio, eso incluye los roles, eso incluye a las personas con las que decidiste caminar.

La persona adecuada en un momento puede no serlo después, no porque haya fallado sino porque las necesidades cambiaron, los contextos cambiaron, las prioridades cambiaron, de los dos lados.

Hay una metáfora que me gusta para esto.

La casa.

La casa que necesitas recién casado no es la que necesitas cuando los hijos son chicos. Y la que necesitas cuando los hijos son chicos no es la que necesitas cuando están en la universidad. Es el mismo concepto, una casa, pero el contenedor correcto cambia con cada etapa.

Lo mismo pasa con los socios, con los encargados, con los modelos operativos, no es que estuvieran mal, es que la vida avanzó y el contenedor se quedó en el mismo lugar.

Cuando no eres consciente de eso, el desenfoque llega solo, no de golpe, gradualmente. Primero una señal pequeña, después otra, y de repente estás operando con un esquema que ya no corresponde a lo que tienes hoy.

Lo que aprendí de este caso y de otros parecidos, es que revisar no es señal de que algo falló.

Revisar es parte del diseño, los procesos hay que revisarlos, los acuerdos hay que revisarlos. Las personas hay que revisarlas y dejarse revisar también, no desde la desconfianza, desde la consciencia de que todo evoluciona y que lo que no se revisa se madrea, aunque nadie lo esté rompiendo.

Automatizar está bien, soltar la operación diaria está bien. Pero regresar periódicamente a ver si lo que armaste sigue siendo lo correcto, eso no es opcional.

Eso es gobernar.